POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Fecha de última actualización: 26 de mayo de 2025

1. Introducción

En HARMONY S.A.S. (en adelante, "HARMONY", "nosotros", "nuestro"), estamos comprometidos con la protección de la privacidad y los datos personales de nuestros clientes y usuarios (en adelante, "Titulares"). Esta Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política") establece los lineamientos bajo los cuales realizamos la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales, en cumplimiento con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Ley 2300 de 2023, y demás normas concordantes en Colombia.

Esta Política será publicada en nuestro sitio web y estará disponible para consulta en nuestras interacciones a través de WhatsApp y otros canales de comunicación.

2. Definiciones

Para los efectos de la presente Política, se aplicarán las siguientes definiciones, de conformidad con el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Para efectos de esta política, HARMONY podrá actuar como Encargado en ciertos casos, o contratar Encargados.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para todos los efectos, HARMONY S.A.S. es el Responsable del Tratamiento.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Ámbito de Aplicación

Esta Política se aplica a todos los datos personales de Titulares registrados en las bases de datos de HARMONY S.A.S. que sean susceptibles de Tratamiento, ya sea por entidades de naturaleza pública o privada. Aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando a HARMONY S.A.S. le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

No será de aplicación a las bases de datos y archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico, entre otras excepciones contempladas en el Artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.

4. Principios Rectores

HARMONY aplicará los siguientes principios en el desarrollo, interpretación y aplicación de esta Política, de manera armónica e integral, conforme al Artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y demás disposiciones.

• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, informada al Titular.

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales y las disposiciones legales. Solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o previstas en la ley. Los datos personales, salvo información pública, no estarán disponibles en internet u otros medios masivos, salvo acceso técnicamente controlable.

• Principio de seguridad: La información se manejará con medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los registros, evitando adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales (que no sean públicos) están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación.

5. Obtención, Tratamiento y Finalidad de los Datos Personales

HARMONY recolecta datos personales de sus Titulares a través de diversos canales, tales como:

• Compras de productos o servicios en nuestra tienda física o virtual.

• Inscripciones en nuestro sitio web (por ejemplo, para boletines informativos, creación de cuentas).

• Participación en sorteos, concursos o promociones.

• Encuestas de satisfacción.

• Interacciones a través de WhatsApp u otras redes sociales.

• Formularios de contacto.

El Tratamiento de los datos personales por parte de HARMONY se realizará con las siguientes finalidades:

• Gestión de la relación contractual y comercial: Procesar compras, pedidos, entregas, facturación, servicio postventa.

• Fines de marketing y publicidad:

  • Enviar información sobre nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, eventos y novedades de HARMONY, a través de los canales autorizados por el Titular (ej. correo electrónico, SMS, WhatsApp).

  • Realizar encuestas de opinión y satisfacción.

  • Segmentar nuestra base de datos para ofrecer productos y servicios más personalizados.

  • Realizar actividades de telemercadeo para promoción o información masiva, respetando los horarios y frecuencias establecidos por la ley.

• Atención al cliente: Gestionar peticiones, quejas, reclamos y consultas.

• Seguridad y prevención de fraude.

• Cumplimiento de obligaciones legales y requerimientos de autoridades.

• Análisis estadístico interno para mejorar nuestros productos y servicios.

• Verificación, Actualización y Enriquecimiento de la base de datos (VAE).

Para el tratamiento de datos personales, HARMONY solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular por cualquier medio que permita su consulta posterior. Se informará al Titular de manera clara y expresa: el tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad, el carácter facultativo de la respuesta a preguntas sobre datos sensibles o de menores, los derechos que le asisten y la identificación del responsable.

6. Tipos de Datos Personales Recolectados

HARMONY podrá recolectar, entre otros, los siguientes datos personales:

• Nombre completo (primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido).

• Número de identificación (cédula de ciudadanía o NIT).

• Género.

• Fecha de nacimiento.

• Dirección de residencia y/o envío.

• Barrio, ciudad.

• Teléfonos de contacto (fijo y/o celular).

• Correo electrónico.

• Ocupación (opcional).

• Historial de compras y preferencias de consumo.

• Datos transaccionales.

Datos Sensibles: HARMONY se abstendrá de tratar datos sensibles, salvo las excepciones legales y con la autorización explícita del Titular. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual, datos biométricos).

Datos de Niños, Niñas y Adolescentes: El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está proscrito, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y cuando el Tratamiento responda y respete el interés superior y sus derechos fundamentales.

7. Autorización del Titular

Salvo las excepciones previstas en la Ley 1581 de 2012 (Artículo 10), el Tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. Esta autorización será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, como formularios físicos o electrónicos, mensajes de datos (WhatsApp, correo electrónico), o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. Derechos de los Titulares

Conforme al Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a HARMONY. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a HARMONY, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

• Ser informado por HARMONY, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que se han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

9. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares (Consultas y Reclamos)

Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización mediante el envío de una comunicación al correo electrónico: inversionesharmonyadmon@gmail.com o a la dirección física: TV 49 B # 59-14, Medellín, Antioquia.

• Consultas (Artículo 14, Ley 1581 de 2012): Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en nuestras bases de datos. HARMONY suministrará toda la información contenida en el registro individual o vinculada con la identificación del Titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible atenderla en dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Reclamos (Artículo 15, Ley 1581 de 2012): Si el Titular considera que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierte un presunto incumplimiento, podrá presentar un reclamo. El reclamo deberá contener la identificación del Titular, descripción de los hechos, dirección y documentos que se quiera hacer valer. Si resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad: El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante HARMONY.

10. Deberes de HARMONY S.A.S. como Responsable del Tratamiento

De conformidad con el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, HARMONY se compromete a:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.

• Conservar la información bajo condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

• Garantizar que la información suministrada a Encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información, comunicando oportunamente novedades a Encargados.

• Rectificar la información incorrecta y comunicar lo pertinente a Encargados.

• Suministrar a Encargados solo datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

• Exigir a Encargados el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley, especialmente para la atención de consultas y reclamos.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones a los códigos de seguridad y riesgos en la administración de la información.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. Seguridad de la Información

HARMONY adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

12. Canales de Contacto, Horarios y Periodicidad para Fines Publicitarios y Comerciales

En cumplimiento de la Ley 2300 de 2023, para el envío de mensajes publicitarios y comerciales, HARMONY:

• Canales Autorizados: Solo contactará a los Titulares a través de los canales que éstos expresamente autoricen (ej. WhatsApp, correo electrónico, SMS).

• Horarios de Contacto: Las comunicaciones con fines publicitarios o comerciales se realizarán únicamente de lunes a viernes entre las 8:00 a.m. y las 6:00 p.m., y los sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. No se contactará a los Titulares los domingos ni días festivos para estos fines.

• Periodicidad del Contacto: Una vez establecido un contacto directo con el Titular para fines publicitarios o comerciales, este no podrá ser contactado mediante varios canales dentro de una misma semana, ni en más de una ocasión durante el mismo día para dichos fines.

• Cancelación de Suscripción: En toda comunicación publicitaria o comercial, se habilitará y dispondrá un mecanismo ágil y sencillo para que el Titular pueda solicitar la cancelación de la recepción de dichos mensajes, siempre y cuando no exista un deber contractual de permanecer en la base de datos. El consumidor no será obligado a aceptar recibir mensajes comerciales salvo que estén directamente relacionados con el bien o servicio adquirido.

13. Vigencia de la Política y de las Bases de Datos

La presente Política rige a partir del 1 de enero de 2025. Los datos personales recolectados por HARMONY serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como para el cumplimiento de obligaciones legales.

14. Modificaciones a la Política

HARMONY se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en nuestro sitio web y/o a través de los medios de contacto habituales.

15. Ley Aplicable y Jurisdicción

Esta Política se rige por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia que surja de su interpretación o aplicación se someterá a la jurisdicción de las autoridades colombianas competentes.

16. Contacto

Para cualquier inquietud, consulta, reclamo o para el ejercicio de sus derechos como Titular de datos personales, puede contactar a HARMONY S.A.S., Responsable del Tratamiento, a través de:

• Razón Social: HARMONY S.A.S.

• NIT: 901707601-0

• Dirección: TV 49 B # 59-14, Medellín, Antioquia

• Correo electrónico para asuntos de protección de datos: inversionesharmonyadmon@gmail.com

• Teléfono: 3116747200

• Sitio web: www.hmy.com.co